Elektronikus szerződés

Munkáltatói utasítások Whatsapp-on? Felmondás e-mailben? Üzenet a HR-estől Messengeren? Az elektronikus kommunikáció széleskörű elterjedésével állandóvá vált az igény a „papírmentes” HR-folyamatokra. Az elektronikus úton elkészített és aláírt dokumentumok használata régóta okoz fejtörést a jogászoknak és a munkáltatóknak egyaránt. Mi minősül írásbelinek? Mit fogadnak majd el a bíróságok? Mit és hogyan tud a munkáltató bizonyítani? Mi lenne az egyszerű, olcsó és egyben betonbiztos megoldás?

Több száz szerződés egyetlen rendszeren belül, minden munkatárs által kezelhető és előkereshető módon – ez önmagában nagy érték egy cégben, ha az adminisztráció gyorsításáról, egyszerűsítéséről van szó. Várdai Lászlóval, a győri Don’t Panic Nyelviskola vezetőjével beszélgettünk arról, hogy hogyan működik cégüknél az elektronikus szerződéskötés.

Mi lehet a Coca Cola receptje? Hogyan párolják le a Jack Daniel’s whiskey-t? És a leghíresebb gyorséttermek know how-ját meg tudnád szerezni? Talán közhely, de a sikeres vállalat felépítéséhez kemény munkára és elköteleződésre van szükség. Arra viszont ritkábban gondolunk, hogy egyetlen vállalkozás sem szeretné, ha az üzleti titkai vagy megoldásai rossz kezekbe kerülnének. Ezért nemcsak a legismertebb világmárkák, hanem a legkisebb kkv-k is gyakran alkalmaznak titoktartási nyilatkozatot, ami hatékony módja a legbizalmasabb és legértékesebb információk védelmének.

Csepregi Balázs és cége, a SalesAutopilot nem „egyszerűen” az Eszerződés.hu felhasználói. Maguk is felhőalapú szoftver megoldást kínálnak kkv-k marketingjének eredményesebbé tételére, ezért adta magát, hogy közös megoldást fejlesszünk. Ebben az esettanulmányban most arra fókuszálunk, hogy nekik mint cégnek milyen előnyöket hozott az elektronikus szerződéskötésre való áttérés az irodájuk (átmeneti) bezárásával és a home office-ra való áttéréssel egy időben.

A szerződés megerősítése, azaz a foglaló és a kötbér rendszere fontos elemei a különböző üzleti és jogi megállapodásoknak. Ezek a Polgári Törvénykönyvben is szabályozott eszközök segíthetnek a szerződések még erősebbé tételében. Akár papíron (reméljük, hogy nem!), akár elektronikusan (ez sokkal korszerűbb megoldás) zajlanak – egy cég jogi folyamatai mindig nagyon magas fokú biztonságot igényelnek. Cikkünkben megmutatjuk, milyen eszközök állnak ehhez a rendelkezésedre!

A szerződésekhez szeretünk segítséget kérni – akár cégvezetőként kerül az asztalunkra a feladat, akár olyan munkatársként, akinek a szerződéskötés a munkaköréhez tartozik. A legtöbb nagyvállalatnál egy szerződés nagyon sok kézen és véleményezési körön megy keresztül, de amikor egyedül marad az ember a szerződéssel, és nincs, aki átnézze, bizonytalannak érezheti magát. Pedig ahogy a számlázásnál a legnagyobb online számlakezelő programokba történő regisztráció után az adminisztrátori vagy könyvelői jogosultságokat rögtön kiadjuk a megfelelő személynek, a szerződések esetén is megoldható ugyanez a fajta feladatmegosztás, és vele a biztonság.

Kiszámoltad már, hogy mennyit költenél papírra az irodában? Milyen extra költségeid lennének, ha ma is nyomtatnád (tonercsere!), postáznál (sorban állás drága ideje!) és tárolnád (egerek a pincében!) a rengeteg dokumentumot? Ma már nyilván nem így teszel, de mutatunk még néhány további költségmegtakarítási lehetőséget, ami nyitva áll előtted is.

Minél több a digitális eszköz és megoldás a világban, minél jobban fellazulnak a munkáltatói követelmények, és minél több a szabadúszó munkavállaló, annál jobban duzzad a digitális nomádok tábora is. Talán magad is ismersz laptoppal utazgató freelancereket, akik egyik nap Thaiföldről, másik nap a XIII. kerületből jelentkeznek be az online megbeszélésekre, de mindig pontosan tisztában vannak a legfrissebb felhőmegoldásokkal, hiszen azokon „élnek”.

Tudtad, hogy Mahatma Gandhi – akitől a címbeli idézet is származik – jogászként diplomázott, és pályája kezdetén Bombayben vezetett sikeres ügyvédi irodát? Amikor később, a XX. század egyik legeredetibb politikusaként változásról és példamutatásról beszélt, persze nem a digitalizációra gondolt.

Sokan még mindig olyan babonásan ódzkodnak az elektronikus formában létrejött és hitelesített szerződésektől, mint postás a fekete macskától, pedig az sem karmol nagyobbat mint cirmos társa.