Hogyan tároljam, kövessem nyomon a szerződéseimet?
Tartalomjegyzék
Egy 2022-es, széleskörű kutatásból kiderült, hogy a magyar lakosság túlnyomó része még az online ügyintézéstől, vagy az online rendeléstől, vásárlástól is tart, nemhogy az online történő szerződéskötéstől vagy a számlázástól. Ahol nem kötelező a vállalkozások és magánszemélyek megjelenése az online térben, ott általában még mindig személyesen intézik az ügyeiket. Jogos a félelem vagy teljesen alaptalan? Miért jó az online, vagy akár felhő alapú adattárolás? Mi történik az adatainkkal, ki férhet hozzá ezekhez? Hogyan tudom esetleg nyomon követni az ezeket tartalmazó dokumentumokat? Ezekre a kérdésekre keressük meg a választ 6 pontban.
Miért érdemes tehát felhőben tárolni a szerződéseket?
1. A felhőben tárolt szerződéseid biztonságban lesznek.
Elsősorban egy kétséget kell szertefoszlatni, azokban, akik inkább fizikálisan a számítógépen tárolják a dokumentumaikat. Ők a fényképeiket is lementik és a szerződéseiket is mappában elhelyezik a PC-n. Ennél viszont sokkal biztonságosabb a felhő alapú tárolás, hiszen a saját eszköz meghibásodásakor könnyen elveszhetnek az itt tárolt adatok, és soha nem láthatjuk őket viszont. Ezzel szemben az online tárolásnál a rengeteg biztonsági intézkedés miatt nem kell tartanunk ilyen esetektől. Például egy új telefon vásárlásánál is könnyen elérhetjük a mentett adatokat, beállításainkat – ugyanilyen kényelmesen használhatjuk a felhőszolgáltatásokat is.
2. Bárhol, bármikor elérhetőek a szerződéseid.
Másik nagyon fontos szempont, hogy bármikor a kezünkben lehet a keresett dokumentum, akár egy szerződés is. Az Eszerződés.hu esetén is törvényi kötelezettség, hogy az ott tárolt szerződések a felhasználói számára azonnal elérhetőek legyenek, amit nem is lehetne máshogy kivitelezni, mint ha egy biztonságos, zárt online tárhelyen találhatnák meg őket felhasználóink. Ezeknek a szerződéseknek a tárolását (ahogy a számviteli törvény rendelkezik a 8 évig való rendelkezésre bocsátásról), mi biztosítjuk, de természetesen a rendszer ennél hosszabb tárolásra is fel van készítve.
Jogi pályám elején a gyakornoki éveim alatt többször volt az feladatom, hogy keressek meg egy három évnél korábbi szerződést és annak a módosítását, ami egy másik időpontban történt. Ez nemcsak havi több száz szerződés, teljesítési igazolás és megbízás között keresgélve óriási feladat, hanem havi pár dokumentumnál is kihívás, hiszen ahogy általában szokott lenni, amit keresünk, az nincs meg, helyette minden mást megtalálunk.
3. Bármilyen eszközről elérhetőek a szerződések
Egybevág az előző ponttal, de mégis fontos kiemelni, hiszen nagyon sok alkalmazott beszámolt már nekünk a problémáról. Ha csak céges gépről éri el az adott szerződést, nem tud például az otthona kényelmében felkészülni egy fontos megbeszélésre. Az Eszerződés.hu-t bármilyen internet futtatására alkamas eszközről el lehet érni, tehát a metrón ülve is ránézhetsz a szerződéseidre és azok státuszaira.
4. A felhőben tárolt szerződést egyszerűbb nyomon követni.
Apropó szerződések státusza: egy online szerződéskötő portálon pontosan nyomon lehet követni a szerződés teljes életciklusát. A létrehozástól elkezdve az archiválásig, azokat az információkat is megtudhatjuk, hogy a partnerünk elolvasta, de nem írta alá, esetleg még meg sem nyitotta szerződést vagy nem helyes címre küldtük, így meg sem kapta azt. Az Eszerződés.hu-nál különböző kategóriákkal jelöltük meg ezeket a státuszokat és ügyfeleink egyszerűen tudnak tájékozódni, hiszen színes ikonok is jelzik, hogy áll az adott szerződés. Ha elakadás történt valahol, pontosan láthatjuk is azt, hogy merre akadt el a folyamat.
5. A szerződéseket többen is kezelhetik egyszerre.
Mivel hozzáférést is adhatunk kollégáknak vagy külső megbízottaknak (pl. jogász, könyvelő), láthatjuk ki mit csinált és feladatokat is könnyebben tudunk delegálni. Könnyebben tudunk segítséghez fordulni, mivel mással is megoszthatjuk a szerződéseket. Különböző kollaborációs szinteket, azaz megszabott hozzáféréseket biztosíthatunk a szerződés olvasásától a létrehozásán keresztül egész a szerződés aláírásáig.
6. A környezetre gyakorolt hatás
Ha számodra is fontos a papírmentesítés, a felesleges nyomtatgatás megszüntetése és a postára járás, hogy feladj egy szerződést, próbáld ki az Eszerződés.hu-t! Ezzel a megoldással papírmentesíteni tudod az irodádat, a vállalkozásodat és az online programokkal az elavult megoldásokat modern, környezettudatos eszközökre cserélheted.
Még nem online tárolod, követed nyomon a szerződéseidet?
A blogposztokban megjelenő minden információ tájékoztató jellegű, és nem minősül jogi tanácsadásnak. A blogon szereplő információ nem használható jogi tanácsadás, információ vagy vélemény helyettesítéseként.