Titoktartási nyilatkozat: így garantáld a bizalmas üzleti információid biztonságát
Tartalomjegyzék
Mi lehet a Coca Cola receptje? Hogyan párolják le a Jack Daniel’s whiskey-t? És a leghíresebb gyorséttermek know how-ját meg tudnád szerezni? Talán közhely, de a sikeres vállalat felépítéséhez kemény munkára és elköteleződésre van szükség. Arra viszont ritkábban gondolunk, hogy egyetlen vállalkozás sem szeretné, ha az üzleti titkai vagy megoldásai rossz kezekbe kerülnének. Ezért nemcsak a legismertebb világmárkák, hanem a legkisebb kkv-k is gyakran alkalmaznak titoktartási nyilatkozatot, ami hatékony módja a legbizalmasabb és legértékesebb információk védelmének.
Ha azt fontolgatod, hogy alkalmazottaid vagy partnereid esetében titoktartási nyilatkozatot alkalmazz, fontos, hogy tisztában legyél az előnyökkel, a hátrányokkal, azzal, hogy mit kell tartalmaznia, és hogyan lehet a titoktartási nyilatkozatot a lehető legkönnyebben aláírhatóvá tenni.
Mi is az a munkavállalói titoktartási megállapodás?
A munkavállalói titoktartási megállapodás egy olyan jogi szerződés közted és az alkalmazottaid között, amelyben az alkalmazottak vállalják, hogy nem adnak ki bizalmas vagy védett információkat a vállalkozásról.
Az alkalmazottakra vonatkozó titoktartási megállapodások használata egyre gyakoribbá válik, mivel egyre több vállalkozás összpontosít arra, hogy megvédje az általuk gyűjtött adatokat és az általuk létrehozott koncepciókat a versenytársaktól. Sokan vallják, hogy az adat az új arany.
Mikor és miért érdemes titoktartási nyilatkozatot használni az alkalmazottakkal vagy megbízottakkal?
A rövid válasz: bármikor, amikor meg akarod védeni a vállalkozásod magán- vagy védett információit. Van azonban néhány különlegesebb előnye is a titoktartási nyilatkozatnak, amit érdemes figyelembe venni.
1. Vállalkozásod személyes adatainak védelme érdekében
A titoktartási nyilatkozat arra szolgál, hogy megvédje céged legbizalmasabb információit – üzleti titkokat, ügyféladatokat, pénzügyi nyilvántartásokat és még sok mást – nemcsak a versenytársaktól, hanem bárki mástól is, aki nem jogosult hozzáférni a személyes adatokhoz vagy szellemi tulajdonokhoz. Ezek közé tartozhatnak az ügyfelek, az illetéktelen alkalmazottak vagy más külső szervezetek. Amikor az alkalmazottak aláírnak egy titoktartási nyilatkozatot, vállalják, hogy tartózkodnak a bizalmas információk engedély nélküli nyilvánosságra hozatalától, különösen olyan módon, ami káros lehet a vállalkozásra nézve. Azonban tisztában kell lenni azzal, hogy a titoktartás sem jelent vasbiztos védelmet az információk kiszivárgásával szemben – az emberek szándékosan vagy véletlenül is nyilvánosságra hozhatnak bizalmas információkat, de egy titoktartási megállapodás jó ösztönzést nyújt az alkalmazottak és a partnerek számára, hogy kétszer is meggondolják, mit osztanak meg.
2. Megakadályozzuk, hogy a versenytársak megtudják a titkainkat
Az alkalmazottak, partnerek és alvállalkozók rengeteg értéket képviselnek egy cég életében, és sok időt és képzést (pénzt) fektethetünk beléjük. Ha ezeket a befektetéseket elveszítjük, az a legjobb esetben (csak) csalódást okoz, legrosszabb esetben pedig sokba kerülhet. Azonnali segítséget tud nyújtani egy versenytársunknak bármi olyan információ, amiért mi rengeteget dolgoztunk. Jogosan aggódhatunk ugyanis amiatt, hogy egy volt munkavállalónk távozik, és bizalmas információinkat magukkal viszik akár egy versenytárshoz. A titoktartási megállapodás arra ösztönzi a volt csapattagokat, hogy óvatosan bánjanak azzal, mit hoznak a nyilvánosságra. Akár kilépnek, akár felmondanak, a titoktartást aláíró volt alkalmazottak nem oszthatják meg a nálunk szerzett információkat a versenytársakkal anélkül, hogy jogi lépéseket kockáztatnának.
3. Biztosítsuk, hogy az alkalmazottak tudják, milyen információk bizalmasak
Bár bizonyos típusú információkról könnyebb megérteni, hogy a titoktartási kötelezettség alá esnek, mint például egy titkos recept, egy jövedelmező algoritmus vagy egy privát ügyféllista, más titkok nem biztos, hogy ennyire nyilvánvalóak. Általában a legtöbb alkalmazott nem szándékozik rosszindulatúan megosztani vagy felhasználni bizalmas információkat, egyszerűen csak nem tudják, hogy mi az, ami nyilvánosságra hozható, és mi az, ami nem. Ezért a munkavállalói titoktartási nyilatkozat jó eszköz arra, hogy segítsen az alkalmazottaknak megérteni a határokat, és tisztázzon minden félreértést azzal kapcsolatban, hogy mely információknak kell titokban maradniuk. Fontos emiatt, hogy ha konkrét dolgokat, információkat szeretnénk a nyilatkozatba belefoglalni, ne csak általánosítsunk, hanem akár pontosan fogalmazzuk bele, és mutassunk rá a nyilatkozatban.
Milyen hátrányai vannak a munkavállalói titoktartási nyilatkozat használatának?
Bár az előnyök sokkal nagyobbak, mint a hátrányok, mégis fontos, hogy tisztában legyünk a titoktartási nyilatkozat használatával járó kockázatokkal is.
Egyrészt a titoktartást nehéz lehet betartani, ha túlzottan általánosan fogalmaz az üzleti élet általánosan megfogalmazott titkairól. De ezt ki lehet kerülni azzal, ha pontosan körülírjuk, milyen információk a titkosak. Ezenkívül láttunk már olyat, hogy a bíróság a jogsértő fél javára döntött, mivel a titoktartást túlságosan korlátozónak ítélték. Ami pedig Inkább külföldi esetkör, de visszatartó erő lehet a magas perköltség is.
Emellett előfordulhat, hogy nem megfelelően alkalmazod a titoktartást, amivel bizalmatlanságot kelthetsz a cég és az alkalmazottai között. Ha a csapatod úgy érzi, hogy az állásuk megtartása vagy az előléptetés érdekében kényszerítik őket egy titoktartás aláírására, az nehezteléshez vezethet, vagy akár el is tántoríthatja az alkalmazottakat attól, hogy megosszák legjobb ötleteiket.
A túlságosan korlátozó munkavállalói titoktartási megállapodások miatt a potenciális új alkalmazottak is kevésbé lelkesednek azért, hogy csatlakozzanak a vállalathoz.
A legjobb, ha körültekintően és ésszerűen fogalmazzuk meg a titoktartás részleteit, olyan módon, hogy a vállalkozásunk védelme megmaradjon, ugyanakkor a másik fél se érezze magát korlátozva.
Megéri aláíratni a titoktartási nyilatkozatot?
Természetesen igen, sőt a mai napig tapasztaljuk, hogy a legtöbb tárgyalás előtt is kérik a felek akár kölcsönösen, hogy legyen titoktartási megállapodás a tárgyalások alatt. Főleg olyan vállalkozásoknak lehet tökéletes megoldás, ahol történtek már “szivárogtatások”, ezért szeretnének ezen szigorítani. Sokan félnek egy ilyen dokumentum aláírásánál, de fontos szem előtt tartani, hogy kölcsönös és zökkenőmentes együttműködések érdekében elengedhetetlen a titoktartást megírni.
Mennyire bonyolult egy ilyen nyilatkozat létrehozása?
Semennyire. A legtöbb cég a munkaszerződésbe vagy a megállapodásba már bele is foglalja a titoktartási nyilatkozatot, de ha csak egy általános, azaz egyszerűbb nyilatkozatot kívánunk az ügyfelünk elé letenni, az Eszerződés.hu sablontárjában is megtalálható egy rövid nyilatkozat, amit pár kattintással ki is tudunk küldeni egy megbeszélés előtt. Ha ezt megteszed, az üzleti titkaidat egy fokkal nagyobb biztonságban érezheted!
Kipróbálom az Eszerződés.hu-t!
A blogposztokban megjelenő minden információ tájékoztató jellegű, és nem minősül jogi tanácsadásnak. A blogon szereplő információ nem használható jogi tanácsadás, információ vagy vélemény helyettesítéseként.
