A digitalizáció hatalma: szerződések kezelése papírhasználat nélkül – esettanulmány a SalesAutopilot elektronikus szerződéskötési folyamatairól

Csepregi Balázs és cége, a SalesAutopilot nem „egyszerűen” az Eszerződés.hu felhasználói. Maguk is felhőalapú szoftver megoldást kínálnak kkv-k marketingjének eredményesebbé tételére, ezért adta magát, hogy közös megoldást fejlesszünk. Ebben az esettanulmányban most arra fókuszálunk, hogy nekik mint cégnek milyen előnyöket hozott az elektronikus szerződéskötésre való áttérés az irodájuk (átmeneti) bezárásával és a home office-ra való áttéréssel egy időben. Bár az irodai működésre részben visszatértek, ma már nem kell szerződéseket nyomtatni több példányban, és oda-vissza postázni őket, ami korábban nagyon sok macerával járt. Olvasd el, hogy miért, és hogy hogyan integráltuk az üzleti automatizációt az elektronikus szerződéskötéssel!

1. Nálatok mint cégnél melyek voltak azok a folyamatok, amelyeket mindenképp digitalizálni szerettetek volna, mert észrevettétek, hogy rengeteg időt visz el a „papírozás”?
2. Fontos hangsúlyozni, hogy még mi sem 100%-ban álltunk át digitális folyamatokra, csak azon folyamatok tekintetében váltottunk, amelyek valóban kritikusak voltak a hatékonyság szempontjából. Két olyan folyamatot azonosítottunk, ahol viszont totálisan átálltunk: a munkaszerződések és a viszonteladói partnerszerződések kezelésében. Mindkét folyamatot valamelyest automatizáltuk már azelőtt is, hogy Eszerződés.hu-ra váltottunk volna, de egyértelműen láttuk, hogy szükség van további optimalizálásra.

A SalesAutopilot a digitalizáció előtt…

2. Hogyan működtek ezek a folyamatok korábban, mielőtt digitalizáltátok őket?
3. Mivel mi magunk is SalesAutopilot, a saját szoftverünk használói vagyunk, így természetesen ezek a folyamatok is a saját szoftverünkön keresztül zajlottak. A “DM levelek és nyomtatványok” funkciónkat használtuk arra, hogy az új belépők munkaszerődését, vagy az új viszonteladókkal való megállapodást legeneráljuk. Az így generált dokumentumokat irodavezetőnk kinyomtatta, melléjük csatolt egy kis üdvözlőlapot, és postára adta két példányban.

3. Tehát az irodavezetőnek manuálisan kellett kinyomtatnia és postáznia ezeket a dokumentumokat?
4. Igen, és elég sokszor kellett nyomtatni, ami nem volt túl hatékony. Amikor még irodában dolgoztunk, ez nem volt akkora probléma, mert ott volt nyomtató, mindig volt tartalékpatron, és az irodavezető gondoskodott a postázásról. De amikor a 2020 márciusában teljesen átálltunk home office-ra, akkor ez a folyamat ebben a formában megszűnt működni. Mivel pedig az irodavezetőnk messzebb élt, egyáltalán nem volt ésszerű, hogy minden nap bejárjon, különösen a kijárási tilalom idején nem volt megoldható.

4. Tehát a home office-ra való áttérés teljesen átalakította a működéseteket. Hogyan találtatok rá az Eszerződés.hu-ra, és miért döntöttetek amellett, hogy digitalizáljátok ezeket a folyamatokat?
5. Eredetileg az Eszerződés.hu talált ránk, mint integrációs partnerre, Laczkovszki Gábor, az alapító keresett meg minket az integráció ötletével. Ami miatt ez igen jó ötletnek bizonyult, az az volt, hogy a folyamatainkat sokkal hatékonyabbá és gyorsabbá tették ezzel.

Magas szintű digitalizáció a szerződések kezelésében

5. Hogyan működik most a szerződéseitek kezelése az Eszerződés.hu segítségével?
6. A leendő partner regisztrál weboldalunkon, majd a szoftverünk generálja a pdf dokumentumokat, azaz a szerződést. Az űrlap kitöltése mindössze két lépés, és miután a partner elküldte az űrlapot, egy értesítést kap, hogy jöjjön aláírni az Eszerződés.hu rendszerébe. Amint az új partner aláírta a szerződést, a folyamat automatikusan értesíti az irodavezetőnket, aki ellenőrzi az adatokat és értesít engem. Miután én is aláírtam a szerződést, a partner azonnal hozzáfér az együttműködéshez szükséges anyagokhoz a zárt felületen, és nincs szükség a szerződés nyomtatására és postázására sem.

6. És mi a helyzet a munkaszerződésekkel, jelenleg hogyan jönnek létre ezek nálatok?
7. A munkaszerződések kezelése ma már hasonlóan hatékony. A toborzó menedzsertől a HR megkapja az új munkatárs alapadatait – nevét, email címét, pozícióját és a felajánlott bért, –, majd egy űrlapon rögzítjük ezeket az adatokat. Az új munkatárs kap egy e-mailt, amely felkéri őt arra, hogy kezdje el a belépési folyamatot, és az összes szükséges információt szintén egy űrlapon tölt fel a rendszerünkbe. Miután a belépő “leokézza” az adatait egy következő lépésben, automatikusan elkészül a szerződése a SalesAutopilotban, az továbbítja a szerződést az Eszerződés.hu rendszerének, ami kiértesíti a feleket, hogy aláírható a szerződés. Mivel a teljes folyamat digitálisan történik, itt sincs szükség felesleges papírmunkára.

Olvasd el, hogyan működik jelenleg a SalesAutopilot és az Eszerződés.hu integrációja, melyet te is igénybe vehetsz cégeddel!

Elektronikus szerződés készítése és aláírásra küldése automatizáltan a SalesAutopilot Eszerzodes.hu integrációja segítségével

A blogposztokban megjelenő minden információ tájékoztató jellegű, és nem minősül jogi tanácsadásnak. A blogon szereplő információ nem használható jogi tanácsadás, információ vagy vélemény helyettesítéseként.