CRM-be integrált egyszerű és gyors elektronikus szerződéskötés – Transgate esettanulmány

Az eredetileg bankkártyás fizetésekkel foglalkozó Transgate jelenleg egy olyan integrációs megoldáson dolgozik, amely a MiniCRM és az Eszerződés.hu felhasználóinak nyújt hatalmas segítséget. A két rendszer közötti integrációról kérdeztük a cég alapítóját és a megoldás fejlesztőjét, Tháler Jánost, akinek 100+ hasonló megoldás fejlesztése után bőven volt mit mesélnie az üzleti előnyökről.

Szerződéskötés egyenesen a CRM-rendszerből

1. Hogy néz ki a MiniCRM és az Eszerződés.hu integrációja a gyakorlatban, amelynek a napokban zajlik az éles tesztelése?
2. Ahogy korábbi esettanulmányotokban olvasható, a SalesAutopilot is integrálta az Eszerződés.hu szolgáltatását, hogy a felhasználók a rendszerből célzottan indíthassanak szerződés aláírást. Az általunk kínált megoldásban az a különlegesség, hogy nem magunk üzemeltetjük a CRM-rendszert, hanem fejlesztőként külső üzleti megoldásokat integrálunk a MiniCRM rendszeréhez.
   

   Tháler János, a Transgate alapítója

   A történet úgy kezdődött, hogy kaptunk néhány megkeresést a MiniCRM ügyfelei részéről, hogy szeretnének különböző dokumentumokat (szerződéseket, teljesítési igazolásokat, munkaszerződéseket) elektronikus csatornán keresztül is kiadni. Ezeket a dokumentumokat eddig papírlapon adták ki partnereiknek, de szeretnék gyorsítani az üzleti folyamatokat, és kiküszöbölni a “papírozásból” fakadó esetleges hibákat. A szerződések kiadásánál gyakran előfordulhatnak elírások, jelentős költség a dokumentumok nyomtatása, és postázása. A magas költségek mellet nagyobb probléma, hogy esetenként nagyon hosszú, és dokumentálatlan a szerződéskötési folyamat. Ezen kihívásokra reagálva felmerült a kérdés, hogyan lehet egyszerűen létrehozni egy elektronikusan elküldhető és digitálisan aláírható szerződést a CRM-rendszerben tárolt adatok alapján, és hogyan lehet dokumentálni a folyamat minden lépését.

   A MiniCRM és az Eszerződés.hu folyamatait és működését áttekintve örömmel állapítottuk meg, hogy létezik megoldás a problémára. A MiniCRM rendszere képes arra, hogy PDF formátumban egy dokumentumsablon segítségével előállítsa az elektronikusan kiküldhető szerződést. A szolgáltatás bevezetésének további feltétele, hogy a felhasználóknak rendelkezni kell egy aktív Eszerződés.hu fiókkal, és a MiniCRM rendszerben API adatkapcsolati modullal. Fejlesztésünk lényegében arra irányult, hogy a teljes szerződéskötési és dokumentumkezelési folyamat elektronikus úton valósuljon meg.

Üzleti folyamatokat megkönnyítő alkalmazások

2. Hogy találtátok meg az ügyféligényt a MiniCRM-en belül?
3. A MiniCRM rendszeresen megkérdezi a felhasználóit, hogy milyen fejlesztésekre lenne szükségük, ami megkönnyítené a munkájukat. A “kívánságlista” gyakran bővül, de sajnos sok időbe telik, mire elkészül egy-egy fejlesztés. Ebben a valós problémában láttuk meg a lehetőséget, és belekezdtünk a fejlesztésbe annak érdekében, hogy a MiniCRM ügyfelei is igénybe tudják venni az Eszerződés.hu szolgáltatásait.Aktív felhasználói vagyunk a MiniCRM-nek, így szinte napi kapcsolatban vagyunk a céggel. Bár főként bankkártyás fizetési rendszerek integrációjával foglalkozunk, de rendszeres készítünk megoldásokat egyedi üzleti alkalmazásokhoz is. Jelenleg több mint 100 féle, azonnal használható bankkártyás fizetési szoftverünk létezik, amelyet több ezer elégedett ügyfelünk használ, Magyarországon és Európa több országában is. Ügyfeleink között megtalálhatóak multicégek, kis- és közepes vállalkozások, nonprofit szervezetek, tehát mindenki, aki az online térben szeretne valamilyen terméket vagy szolgáltatást értékesíteni.
   Fontos, megjegyezni, hogy a MiniCRM is profitál az együttműködésből, mert jelentős befektetés nélkül növelheti felhasználóinak elégedettségét. Az Eszerződés.hu megoldása közvetlenül bekerül a MiniCRM egyszerűen igénybe vehető szolgáltatásai közé, így azonnali megoldást biztosít a felhasználóknak.

   A felhőben tárolt szerződések előnyeiről itt olvass többet:
   Hogyan tároljam, kövessem nyomon a szerződéseimet?

   A folyamatok kezelését megpróbáltuk a felhasználók szempontjából a lehető legegyszerűbben megoldani, így senkinek nem jelent gondot a rendszer használata. A dokumentált folyamatkezelés egyik alapvető eleme a feladat alapú munkavégzés, amely kapcsán a rendszer automatikusan, vagy más felhasználók által delegál végrehajtandó feladatokat. Az elektronikus szerződéskezelés is ezen elvek alapján működik, így illeszkedik a MiniCRM és az Eszerződés.hu folyamataihoz. Valójában annyi történik, hogy az előre delegált feladatban szerepel egy link: „Szeretnéd kiadni a szerződést?, Ha igen, kattints”, így ezt nem nagyon lehet elrontani.

   A szerződéskötési folyamatok alatt a felhasználóknak automatikusan jelennek meg a feladatok, amelyek az aláírandó dokumentum állapotáról, az elvégzendő feladatokról tájékoztatnak. Az Eszerződés.hu által küldött rendszerüzenetek, vagy adatváltozások automatikus folyamatokat indíthatnak, így megvalósítva az automatizált iratkezelést. Az aláírt szerződés adatai bekerülnek a MiniCRM rendszerébe, így azok mind a felhasználók, mind a belső automatizmusok részére elérhetők lesznek.

A folyamatok automatizálása komoly értéket képvisel

3. Milyen volt a fogadtatása a szoftver bevezetésének? Szeretik az ügyfelek, akik elkezdték használni?
4. Bátran kijelenthetjük, hogy teljes a siker. Akik jelenleg használják, az idei év egyik legjobb üzleti döntésének tartják, hogy elindultak a digitális iratkezelés útján. Jelentősen csökkent az aláírási folyamat ideje, gyorsabb lett az ügyintézés, kevesebb a hiba, és a munkatársak pontosan tudják mi törtéik éppen. Természetesen nem szabad kijelenteni, hogy könnyű ez az út. Őszintén ki kell mondani, nem minden vállalkozás érett meg arra, hogy most azonnal bevezesse a szolgáltatást. Az ügyfelek nem mindig tudják pontosan, hogy valójában mire is lenne szükségük. Nincsenek tisztában a saját üzleti folyamataik fejlesztésében rejlő lehetőségekkel vagy a MiniCRM és az Eszerződés.hu által kínált lehetőségekkel, nem tudják helyesen értékelni a szolgáltatás bevezetését követő üzleti előnyöket.
   Kérdezhetnénk, hogy akkor most mi a megoldás. Hiszünk abban, hogy megfelelő szakmai támogatással, az üzleti igények, és a lehetőségek pontos meghatározásával minden vállalkozásnál jelentős sikereket lehet elérni. Fontos őszintén beszélni a kihívásokról, az elvégzendő feladatokról, és az elérhető valós üzleti előnyökről.Nekünk azt kell megmutatnunk, hogy számukra milyen értéket képviselhet az üzleti folyamatok automatizálása, digitális platformra helyezése. Annak érdekében, hogy ez a tudás mindenkihez eljusson, egyedi konzultációs lehetőséget, és rendszeres időpontokban online webináriumot szervezünk. Elsődleges célunk, hogy mindenki felismerje, milyen valós üzleti előnyök származnak a digitális transzformációból a vállalkozásukban. Nem feltétlen a közvetlen költségek csökkentése az elsődleges cél, hanem a folyamatok automatizálása révén az átlátható, és dokumentált működés megvalósítása. A bevezetést követően jelentősen kisebb a tévedési lehetőség, minden integráltan a CRM-ben van tárolva, egy adatbázisból dolgoznak a munkatársak. Átlátható módon tároljuk a dokumentumokat, hogy a későbbiek folyamán bármikor előkereshető és digitálisan felhasználható legyen más egyéb üzleti folyamatokhoz.Ha néhány hét vagy hónap múlva észreveszed, hogy gyorsabbak és átláthatóbbak a folyamatok, kevesebb hibával dolgoznak a kollégák, vagy elégedettek az ügyfeleid, akkor már megtérült a befektetés. A szoftver megvalósítása kapcsán arra törekedtünk, hogy a legtöbb vállalkozó számára elérhető legyen a megoldás. Az egyszerű technikai feltételek, a gyors bevezetési folyamat mellett a kedvező bevezetési díj is azt a célt szolgálja, hogy minden vállalkozás a lehető leggyorsabban megkezdhesse a munkát. A megoldás bevezetése végső soron értéket teremt, pénzt termel, ezzel az integrációval sokkal átláthatóbban működhet a MiniCRM és az Eszerződés.hu közös felhasználinak vállalkozása.

Szeretnéd kipróbálni a MiniCRM-Eszerződés.hu integrációt?

KATTINTS IDE!

---

Olvass további #legaltech esettanulmányokat!

• A digitalizáció hatalma – esettanulmány a SalesAutopilot elektronikus szerződési folyamatairól
• Könyvelő cégként a digitalizáció élvonalában az Eszerződés.hu-val

A blogposztokban megjelenő minden információ tájékoztató jellegű, és nem minősül jogi tanácsadásnak. A blogon szereplő információ nem használható jogi tanácsadás, információ vagy vélemény helyettesítéseként.