Manapság minden termék, szoftver vagy akár szakmai kifejezés hárombetűs rövidítést kap, a szlengben és az üzleti életben is. Az egyiket ebben a cikkben részletesen be is mutatjuk, ami egyre sűrűbben hangzik el online megbeszéléseken. Itthon is ismert az ERP (Enterprise Resource Planning, vagyis Vállalati Erőforrástervezés) vagy a CRM (ügyfélkapcsolat-kezelés, angolul Customer Relationship Management), de a CLM egyelőre inkább csak külföldön terjedt el.
A CLM azaz Contract Lifecycle Management egy szerződés teljes életciklusának menedzselését takarja.
Egyre több vállalkozás kívánja online útra terelni a jogi folyamatait, ezért aktuális, hogy a szerződéseinket is kényelmesen és áttekinthetően, nem mellesleg biztonságosan tudjuk nyomon követni. Ilyen az Eszerződés.hu rendszere is, mely egy hatékony és proaktív szerződés-életciklus-menedzsment és szerződéskezelő szoftver.
A CLM szoftverek, mint az Eszerződés.hu is, jelentős költségmegtakarítást és hatékonyságjavulást eredményezhetnek. A CLM megértése és jogi folyamataink automatizálása a szervezet kockázati kitettségét is csökkentheti azzal, hogy redukálja az elmulasztott kötelezettségek számát és növeli a jogi követelményeknek való megfelelést.
Nézzük meg közelebbről a szerződéskezelési folyamat egyes lépéseit, és azt, hogy egy szerződéskezelő szoftver hogyan javíthatja a folyamatot!
1. CLM-ben a sablonok és szerződések készítése is egyszerűbb
A legtöbb cégnek már megvannak a sablonjai, így azokat változó mezőkkel kiegészítve könnyen hozzá tudja adni a fiókjához, amit például az Eszerződés.hu-n nyitott. Így csak 1-2 kattintás és már el is tudja küldeni a szerződést a partnerének. A rendszer biztosítja azt, hogy minden új sablon jóváhagyási folyamaton menjen keresztül, mielőtt véglegesítjük, így a visszaellenőrzés nagyon könnyű és szinte lehetetlen hibázni. Ha esetleg egy másik szoftvert használunk, ahol generálódik egy PDF szerződés, vagy egy nagyon egyedi szerződést szeretnénk kötni, akkor az egyedi PDF dokumentum kiküldésére is alkalmas a szoftver.
2. Szerződés nyomonkövetése CLM segítségével
A szerződés elküldése gomb megnyomása után történik a legnagyobb változás a korábbi, például papír alapú folyamatokhoz képest, mivel a szerződést tökéletesen nyomon lehet követni, hogy mi történik vele. A partner megkapta, megnyitotta, elolvasta, vagy csak átkattintott rajta? Minden kérdésre választ kaphatunk a szerződéskezelőben, és könnyen tudjuk a partnerünket is segíteni, hogy merre akadt el a folyamatban, ha gondja lenne. Színes ikonok is jelzik, ha nem kapta meg, vagy ha hibás címre küldtük ki a szerződést. Ha egy egyszerű e-mailben küldenénk a szerződést, vagy feladjuk postán, esetleg a futár vitte a szerződést a másik félnek, nem tudjuk, hogy a dokumentumnak pontosan mi az útja, mire visszakerül (jó esetben) hozzánk.
3. Szerződés CLM-ben történő aláírása
Ez a mai világban már rettentően könnyű, főleg a tengerentúli jogrendben, ahol ezekre a megoldásokra rendezkedett be a jogalkotás. Például láttam videót arról, hogy profi sportolók több millió dolláros munkaszerződésüket a gyorsétterem parkolójából írják alá az okostelefonjukon. Magyarországon is érvényes írásbeli szerződéseket lehet így kötni elektronikus úton, az Eszerződés.hu is teljesen platformfüggetlenül használható bármilyen okoseszközről
4. Szerződés teljesítése CLM-rendszer esetén
Előfordulhat, hogy megírtuk a szerződést és meg is kaptuk aláírva a saját példányokat, de elfelejtünk belőle bizonyos pontokat vagy már rosszul emlékszünk határidőkre, fizetési ütemezésekre, ezért a kereshetőség sem egy utolsó szempont az online térbe való áttéréshez. Az Eszerződés.hu-s irattárunkban akár jogszabályi hivatkozásokra is kereshetünk szerződésen belül, így a rendszer akár hatálytalan jogszabályi pontokra is képes figyelmeztetni, nem beszélve a szerződésben szereplő határidőkről. Akár határozott idejű szerződést is lehet kötni az Eszerződés.hu-n, és a rendszer automatikusan értesíti a szerződő feleket a közelgő határidőről.
5. Szerződés tárolás, archiválás CLM-ben
Ahogy az előző pontban már kitértem az irattárra, itt az összes szerződésünket megtalálhatjuk, és könnyen kereshetünk is benne. Ha csak egy partnerünkre szeretnénk rákeresni, egy CLM rendszer azonnal oda is illeszti az adott partnerrel kötött összes szerződésünket és egyéb dokumentumainkat. Prémium ügyfeleink a partnerlistából láthatják az összes partnerüket, a velük megkötött szerződéseket és egyéb statisztikákat és információkat, ezek segítségével jobban átlátják a saját folyamataikat, és mindig friss a tudásuk az adott szerződésről és partnerről.
Tudunk jogosultágokat is adni kollégáinknak, így egy szerződésmenedzserrel a cégek a szerződéses kötelezettségeknek való megfelelést is elérhetik azáltal, hogy azonosítják, rögzítik, hozzárendelik és nyomon követik az üzleti tulajdonosokhoz azaz partnerekhez rendelt feladatok teljesítését. Az Eszerződés.hu 8 évig tárolja az ügyfelek közötti szerződéseket, így azokat bármikor elérik a fiókjukból, de természetesen az aláírt dokumentumot ki is küldjük a szerződésben szereplőknek, hogy akár ők is tudják a saját eszközeiken tárolni.
Ezért használjunk tehát CLM rendszert
Egy CLM megoldás (azaz a szerződések életciklusát menedzselő szoftver) előnyei egyértelműek, akár kisebb vállalkozásról, akár nagyobb cégről van szó, ahol több munkatárs dolgozik a jogi folyamatokon. Nem érdemes sokat várni egy ilyen rendszer bevezetésével, hiszen már most azonnali versenyelőnyt jelenthet a piacon az olcsóbb, hatékonyabb megoldás használata. Számtalan visszajelzést kaptunk már felhasználóktól, hogy a gyorsabb és biztonságosabb szerződéskötés szinte azonnali előnyökkel járt, és nem bánták meg a bevezetését. Megfelelő megoldásokkal és beállításokkal tudjuk kezelni a szerződéseket, megrendeléseket, teljesítéseket és akár számlákat, így rengeteg költséget és időt spórolhatunk meg. Ne habozz kérdezni tőlünk, örömmel válaszolunk a kérdésekre!
A blogposztokban megjelenő minden információ tájékoztató jellegű, és nem minősül jogi tanácsadásnak. A blogon szereplő információ nem használható jogi tanácsadás, információ vagy vélemény helyettesítéseként.
Többet szeretnél tudni egy olcsóbb és biztonságosabb megoldásról?
Ismerd meg az Eszerződés.hu-! És az elektornikus számlázás után válts elektronikus szerződéskötésre is!
Balázs 2018-ban egy kartotéklabirintusból érkezett az Eszerződés.hu csapatába, ahol alkalma adódott átélni a papíralapú ügyintézés minden kellemetlen vetületét és egy életre meggyűlölni a nyomtató hangját. Nem meglepő, hogy úgy döntött, inkább örökre megváltoztatja a szerződéskötési folyamatokat, mint hogy még egyszer négy példányban kelljen iktatnia valamit. Balázs megingathatatlan precizitást és stabil jogi hátteret hozott magával a csapatba, amelyben a jogi folyamatok digitális transzformációját segíti elő. Jelenleg a jogi részleget irányítja, melyben szinte a kezdetektől a jogi megfelelésért és biztonságért felel. Pillanatok alatt átlátja szervezetek teljes szerződéskötési folyamatait, majd lelkesen optimalizálja azokat. Jogászként a szaktudásával elhivatottan nyújt támogatást ügyfeleink számára.
A szerződésekhez szeretünk segítséget kérni – akár cégvezetőként kerül az asztalunkra a feladat, akár olyan munkatársként, akinek a szerződéskötés a munkaköréhez tartozik. A legtöbb nagyvállalatnál egy szerződés nagyon sok kézen és véleményezési körön megy keresztül, de amikor egyedül marad az ember a szerződéssel, és nincs, aki átnézze, bizonytalannak érezheti magát. Pedig ahogy a számlázásnál a legnagyobb online számlakezelő programokba történő regisztráció után az adminisztrátori vagy könyvelői jogosultságokat rögtön kiadjuk a megfelelő személynek, a szerződések esetén is megoldható ugyanez a fajta feladatmegosztás, és vele a biztonság.
Szerződéskötés előtt érdemes mindig utánajárni, hogy pontosan kivel is szerződünk. Ha társasággal, azaz valamilyen céggel szerződünk, akkor már számos különböző szolgáltatás elérhető Magyarországon is, ami megmutatja az adott cég naprakész információit. Ha teljesen új partnerrel dolgozunk, ezt szinte mindig érdemes használni, nehogy egy problémás, vagy akár a megszűnés szélén álló céggel szerződjünk, és a munkánk után ne lássuk a jövedelmet.
Mórász Márton, a Proab Bookkeeping Kft. alapító és ügyvezető igazgatója büszkén mutatja be vállalkozásukat és az általuk fejlesztett egyedülálló könyvelési szolgáltatást. Magyarország egyetlen egyéni vállalkozó specialista könyvelőirodájaként a Proab Bookkeeping Kft. teljes mértékben az egyéni vállalkozókra fókuszál, és olyan modern megoldást kínál, amely forradalmasítja a könyvelést a XXI. században.
