Hosszú megőrzési idejű munkaügyi dokumentumok: hogyan tároljuk őket elektronikusan?

Az elektronikus dokumentumokkal kapcsolatosan van egy nagyon fontos kérdés, amire a hétköznapi felhasználás során sokszor nem is gondolunk. Nagyon praktikus, hogy nem kell kinyomtatni az iratokat, nem kell bemenni az irodába aláírni és iktatni őket a széfbe. Azonban az elektronikus dokumentumokat is tárolni kell, ráadásul a munkaügyön belül is egyedülállóak a nyugdíj megállapításához szükségesek dokumentumok, amelyeket szinte a „világmindenség végéig” kell őrizni. A kérdés tehát, hogy hogyan lehet biztonságosan és szabályosan tárolni hosszú távon az elektronikus dokumentumokat?

A téma önmagában sem könnyű, azonban tovább bonyolítja a helyzetet, hogy vissza kell térnünk ahhoz a kérdéshez, hogy milyen elektronikus dokumentumok, illetve elektronikus formában tárolt dokumentumok vannak. Léteznek ugyanis az elektronikus formában elkészített és elektronikus aláírással ellátott dokumentumok, amelyeknek, ahogy az előző cikkből megtudhattuk, három fajtája létezik:

• (1) az egyszerű,
• (2) a fokozott biztonságú és
• (3) a minősített elektronikus aláírás.

Az egyszerű aláírás esetén nincsenek azonosításra használható elektronikus adatok, míg a második két típusnál az elektronikus aláírásnak érvényességi ideje van, ezekkel fogunk most foglalkozni. Egy másik kategóriába tartoznak azok az eredetileg papír alapon készült dokumentumok, amelyeket digitalizált formában szeretne megőrizni a munkáltató a papírmentesség nevében, ezeknek az iratoknak a digitalizálására és archiválására speciális jogszabályok vonatkoznak.

Normál és hosszú megőrzési idejű munkaügyi dokumentumok

A munkaügyi dokumentumok nagy részét az általános 3 éves munkajogi elévülési ideig szokás őrizni. A legtöbb munkaszerződés módosítást és a felmondásokat sem kell különösebben hosszú ideig őrizni a munkaviszony megszűnését követően. A felmondás megtámadása pl. legfeljebb 6 hónapos határidőn belül lehetséges. Más lehet a helyzet a munkabalesethez kapcsolódó iratokkal, amelyeknél indokolt az általános 3 évesnél hosszabb megőrzési határidő, hiszen azt követően később is merülhet fel a munkabalesethez kapcsolódó egészségügyi probléma. Továbbá vannak a már említett nyugdíjellátás megállapításához szükséges dokumentumok, amelyeket az adott munkavállalóra vonatkozó nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig kell őrizni, ami 40-50 vagy még akár több évet is jelenthet. A hosszú megőrzési idejű dokumentumok megfelelő őrzésének biztosítására mindenképpen szükséges kiemelt figyelmet fordítani.

Elektronikusan aláírt dokumentumok megőrzése

Hosszú távú megőrzési kötelezettség esetén a legmagasabb szintű minősített elektronikus aláírások, bélyegzők használatát javasoljuk időbélyeg alkalmazásával egyidejűleg. Az ezekhez szükséges tanúsítványokat minősített bizalmi szolgáltatók biztosítják. A aláíró tanúsítványok érvényességi ideje rövidebb, általában három év, az időbélyegzők érvényességi ideje ennél hosszabb, általában 10 év körüli időtartam. Az elektronikus aláírások hosszú távú érvényességének biztosítása és az érvényesség megállapíthatósága érdekében javasolt A (Archive), vagy LTA (Long Term Archival) szintű, hosszú távú megőrzésre alkalmas aláírások, valamint archív időbélyegzők használata. Az időbélyegek folyamatos megismétlésével, amelynek mindenképp még az előző időbélyeg érvényességi idején belül kell megtörténnie, a tárolt dokumentumok érvényessége hosszú távon biztosítható.

Eredetileg papíralapú dokumentumok elektronikus formában történő megőrzése

Sok cégnél merül fel arra is igény, hogy a papíralapú iratokat digitális formában szeretnék megőrizni. Egy pár száz fős cégnél a már csak a nyugdíj megállapításához szükséges dokumentumok mennyisége is rendkívül nagy lehet, továbbá a papíralapú dokumentumok megőrzése sem veszélytelen természetesen, ezek az iratok is megsemmisülhetnek.
Erre a megőrzési formára szigorú jogszabályi előírások vonatkoznak, amelyeket a 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet szabályoz. Ennek a lépései röviden a következők:

1. a másolatkészítőnek rendelkeznie kell a másolatkészítéshez szükséges eljárási és műszaki feltételekkel:
   • eljárási feltételek: másolatkészítési szabályzat megléte, amelyben szabályozni kell a másolatkészítésre jogosult személyek körét, felelősségi kérdéseket stb. és a szabályzatot nyilvánosan közzé is kell tenni,
   • műszaki feltételek: megfelelő másolatkészítő rendszer és annak olyan részletességű dokumentációja, amelyből a rendszerrel szemben megállapított jogszabályi követelmények teljesülése megállapítható vagy a gyártó/forgalmazó megfelelést tanúsító igazolása;
2. a másolat készítője elkészíti az elektronikus másolatot a papíralapú dokumentumról;
3. a másolat készítője megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd ellátja az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal – „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező”;
4. a másolaton minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzőt vagy aláírást kell elhelyezni, amelyre vonatkozóan a bizalmi szolgáltató kizárja az álnév használatát;
5. a másolat elektronikus időbélyegzővel ellátása (javasolt minden esetben).

A fentiek alapján a digitális átállás hosszú megőrzési idejű dokumentumok esetén sem lehetetlen, azonban mindenképpen alaposabb előkészítést és átgondolást igényel a munkáltató részéről. A megfelelés érdekében érdemes lehet meggondolni külső szolgáltatók igénybevételét is a folyamat megkönnyítése érdekében.

Többet szeretnél tudni egy olcsóbb és biztonságosabb megoldásról?

Ismerd meg az Eszerződés.hu-! És az elektornikus számlázás után válts elektronikus szerződéskötésre is!

A cikk szerzője: Baksa Gréta

Ügyvéd, az OPL gunnercooke munkajogi szakértője. Gréta 14 év munkajogi tapasztalattal rendelkezik, 2019-ben csatlakozott az OPL gunnercooke munkajogi csoportjához. Gréta elsődlegesen nagy SSC-k HR osztályának folyamatos támogatását és termelőcégek napi munkajogi és munkaszervezési ügyeinek támogatását végzi, rendszeresen ad tanácsot munkáltatói jogutódláshoz kapcsolódó kérdésekben is. Széleskörű tapasztalattal rendelkezik a szellemi és a fizikai munkavállalókhoz kapcsolódó HR problémák kezelésében. HR végzettségének köszönhetően szakértő rálátása van a HR ügyekre, ezért komplex HR és jogi tanácsadással segíti ügyfeleit.

Gréta összes cikke