Alapvetően kétféleképpen lehet bekerülni egy vállalkozásba: vagy megörökli a céget az új vezető, vagy alapít egyet. Az elsőnél már meglévő folyamatokba kell beleszoknia, a másiknál nulláról alakít ki mindent. Az első variáció egyszerűnek tűnik, de sokszor a megszokott folyamatokon a legnehezebb változtatni, és nem biztos, hogy a berögződések a legjobbak. Vegyünk alapul egy családi vállalkozást: a szülő, aki átadta gyermekének a vállalkozását, a szerződéseit postára adta az ügyfeleknek, mert a posta a kisbolt mellett volt, és számára kényelmes volt egy úttal megtenni a kettőt. De az új cégtulajdonosnak lehet, hogy ez már kényelmetlen. Egy új vállalkozás esetén már mi magunk tudjuk kialakítani a folyamatainkat, például eleve online számlázást, elektronikus szerződéskötést vezetünk be a cégünkbe.
Ha a jogi részéhez érünk egy vállalkozás életében, sokszor kétségbe eshetünk, mert megfoghatatlannak tűnik a szabályozás, és nagyon sok változást és apró, akár jelentéktelennek tűnő szabályt kell betartani. Kicsit olyan, mint a vezetés, sok apró szabály van, pl.: indexelünk egy körforgalomban, de van, amikor ezt nem tesszük meg, mert nincs más az úton vagy csak figyelmetlenek vagyunk. Sokszor ezzel nem is ártunk a körülöttünk közlekedőknek vagy magunknak, de nem mindig mindenki ilyen “szerencsés”. Ugyanez vonatkozik a cégünk jogi feladataira: ha figyelmetlenségből kimarad egy-egy lépés, ez vagy okoz galibát később, vagy nagyon nagy szerencsénk volt… Érdemes ezt a véletlenre bízni?
A szerződéskötés lépései
A jogi adminisztráció egy kis- és közepes vállalkozás (KKV) esetében számos munkafolyamatot tartalmazhat. Mivel mind szeretnénk szabályszerűen működni, az esetleges buktatókat elkerülni, az alapoknak mindenképp rendben kell lenniük. Hoztunk tehát néhány példát a legfontosabb feladatora és munkafolyamatokra, amelyeket el kell végezned, ha nem szeretnél jogi veszélyeknek kitenni a vállalkozásodat, és nincs egy dedikált jogász a cégnél, aki mindezt kézben tartja:
Az első és alapvető feladatunk a jogszabályok nyomon követése. Ez azért nagyon fontos, mert ezzel garantáljuk, hogy a vállalkozásunk mindig megfeleljen az aktuális jogszabályoknak.
Ha nem megy minden „simán”, feladatunk keletkezhet esetleges jogviták kezelésével is: ilyenek lehetnek a bírósági eljárások, a jogi vitarendezés és az egyéb jogi problémák megoldása.
Adatvédelmi és személyes adatok védelme: Felelősek vagyunk vezetőként a vállalkozás adatvédelmi és személyes adatainak védelméért is. Ez magában foglalja a GDPR és más adatvédelmi jogszabályok betartását, valamint a vállalkozás és ügyfelei személyes adatainak védelmét.
Végül szintén nem elhanyagolható terület a belső szabályzatok kidolgozása és betartása. Ezek a szabályzatok biztosítják ugyanis a hatékony működést és az összehangolt tevékenységet a vállalkozáson belül, és szintén jelentős jogi vonzatokkal rendelkeznek.
A digitális szerződéskötés előnyei
Természetesen ezek csak általánosságok. Minden cég más és más, ennek megfelelően más és más jogi veszélyek leselkednek rájuk. A konkrét feladatok és munkafolyamatok a vállalkozás méretétől, tevékenységétől és sok egyéb tényezőtől függenek. Ami egészen bizonyos, bármilyen céget is vezess, hogy ha nem papíron, postázva, kézzel aláírva kötöd meg a szerződéseidet, hanem elektronikus eszközökkel, sokkal
egyszerűbb,
gyorsabb,
és a Föld szempontjából is barátságosabb
eljárást választottál saját magad, és partnereid számára egyaránt.
Ha az alapvető szabályokat betartjuk, nem igazán érhet minket meglepetés a jogi folyamatokban. De itt még egyszer fontos kiemelni, hogy annyi szabály vonatkozhat ránk, hogy érdemes szakemberhez fordulni az elején, mert sok fejfájástól szabadulhatunk meg a működés során. Sokszor a szerződéseket is csak rutinszerűen próbálják megoldani a KKV-k, de ott érhet minket a legtöbb probléma, ezért nyugodtan kérj segítséget, és ha már megvan a szerződésed, szívesen segítünk abban, hogy azt elektronikusan tudd kiküldeni, és segítünk megspórolni rengeteg extra költséget és legfőképpen időt.
Szeretnéd kipróbálni az elektronikus szerződéskötést?
A blogposztokban megjelenő minden információ tájékoztató jellegű, és nem minősül jogi tanácsadásnak. A blogon szereplő információ nem használható jogi tanácsadás, információ vagy vélemény helyettesítéseként.
Többet szeretnél tudni egy olcsóbb és biztonságosabb megoldásról?
Ismerd meg az Eszerződés.hu-! És az elektornikus számlázás után válts elektronikus szerződéskötésre is!
Balázs 2018-ban egy kartotéklabirintusból érkezett az Eszerződés.hu csapatába, ahol alkalma adódott átélni a papíralapú ügyintézés minden kellemetlen vetületét és egy életre meggyűlölni a nyomtató hangját. Nem meglepő, hogy úgy döntött, inkább örökre megváltoztatja a szerződéskötési folyamatokat, mint hogy még egyszer négy példányban kelljen iktatnia valamit. Balázs megingathatatlan precizitást és stabil jogi hátteret hozott magával a csapatba, amelyben a jogi folyamatok digitális transzformációját segíti elő. Jelenleg a jogi részleget irányítja, melyben szinte a kezdetektől a jogi megfelelésért és biztonságért felel. Pillanatok alatt átlátja szervezetek teljes szerződéskötési folyamatait, majd lelkesen optimalizálja azokat. Jogászként a szaktudásával elhivatottan nyújt támogatást ügyfeleink számára.
A szerződésekhez szeretünk segítséget kérni – akár cégvezetőként kerül az asztalunkra a feladat, akár olyan munkatársként, akinek a szerződéskötés a munkaköréhez tartozik. A legtöbb nagyvállalatnál egy szerződés nagyon sok kézen és véleményezési körön megy keresztül, de amikor egyedül marad az ember a szerződéssel, és nincs, aki átnézze, bizonytalannak érezheti magát. Pedig ahogy a számlázásnál a legnagyobb online számlakezelő programokba történő regisztráció után az adminisztrátori vagy könyvelői jogosultságokat rögtön kiadjuk a megfelelő személynek, a szerződések esetén is megoldható ugyanez a fajta feladatmegosztás, és vele a biztonság.
Minél több a digitális eszköz és megoldás a világban, minél jobban fellazulnak a munkáltatói követelmények, és minél több a szabadúszó munkavállaló, annál jobban duzzad a digitális nomádok tábora is. Talán magad is ismersz laptoppal utazgató freelancereket, akik egyik nap Thaiföldről, másik nap a XIII. kerületből jelentkeznek be az online megbeszélésekre, de mindig pontosan tisztában vannak a legfrissebb felhőmegoldásokkal, hiszen azokon „élnek”.
Ahhoz, hogy szemügyre vehessük a jellemző szerződéstípusokat és azok formai követelményeit, első körben tisztáznunk kell, mi is az a szerződés, miért fontos és szükséges egyáltalán.
