Milyen feladatokból áll a céged teljes jogi adminisztrációja?

Alapvetően kétféleképpen lehet bekerülni egy vállalkozásba: vagy megörökli a céget az új vezető, vagy alapít egyet. Az elsőnél már meglévő folyamatokba kell beleszoknia, a másiknál nulláról alakít ki mindent. Az első variáció egyszerűnek tűnik, de sokszor a megszokott folyamatokon a legnehezebb változtatni, és nem biztos, hogy a berögződések a legjobbak. Vegyünk alapul egy családi vállalkozást: a szülő, aki átadta gyermekének a vállalkozását, a szerződéseit postára adta az ügyfeleknek, mert a posta a kisbolt mellett volt, és számára kényelmes volt egy úttal megtenni a kettőt. De az új cégtulajdonosnak lehet, hogy ez már kényelmetlen. Egy új vállalkozás esetén már mi magunk tudjuk kialakítani a folyamatainkat, például eleve online számlázást, elektronikus szerződéskötést vezetünk be a cégünkbe.

Ha a jogi részéhez érünk egy vállalkozás életében, sokszor kétségbe eshetünk, mert megfoghatatlannak tűnik a szabályozás, és nagyon sok változást és apró, akár jelentéktelennek tűnő szabályt kell betartani. Kicsit olyan, mint a vezetés, sok apró szabály van, pl.: indexelünk egy körforgalomban, de van, amikor ezt nem tesszük meg, mert nincs más az úton vagy csak figyelmetlenek vagyunk. Sokszor ezzel nem is ártunk a körülöttünk közlekedőknek vagy magunknak, de nem mindig mindenki ilyen “szerencsés”. Ugyanez vonatkozik a cégünk jogi feladataira: ha figyelmetlenségből kimarad egy-egy lépés, ez vagy okoz galibát később, vagy nagyon nagy szerencsénk volt… Érdemes ezt a véletlenre bízni?

A szerződéskötés lépései

A jogi adminisztráció egy kis- és közepes vállalkozás (KKV) esetében számos munkafolyamatot tartalmazhat. Mivel mind szeretnénk szabályszerűen működni, az esetleges buktatókat elkerülni, az alapoknak mindenképp rendben kell lenniük. Hoztunk tehát néhány példát a legfontosabb feladatora és munkafolyamatokra, amelyeket el kell végezned, ha nem szeretnél jogi veszélyeknek kitenni a vállalkozásodat, és nincs egy dedikált jogász a cégnél, aki mindezt kézben tartja:

1. Az első és alapvető feladatunk a jogszabályok nyomon követése. Ez azért nagyon fontos, mert ezzel garantáljuk, hogy a vállalkozásunk mindig megfeleljen az aktuális jogszabályoknak.
2. A legjellemzőbb feladat maguknak a szerződéseknek az előkészítése és kezelése. Ilyen szerződések például a vevői és beszállítói szerződések, vagy a munkaszerződések (a különböző szerződéstípusokról ezt a korábbi cikkünket olvasd el: Megbízási? Adásvételi? Bérleti? Munkaszerződés? – Mikor melyik kell, és milyen legyen?).
3. Ha nem megy minden „simán”, feladatunk keletkezhet esetleges jogviták kezelésével is: ilyenek lehetnek a bírósági eljárások, a jogi vitarendezés és az egyéb jogi problémák megoldása.
4. Adatvédelmi és személyes adatok védelme: Felelősek vagyunk vezetőként a vállalkozás adatvédelmi és személyes adatainak védelméért is. Ez magában foglalja a GDPR és más adatvédelmi jogszabályok betartását, valamint a vállalkozás és ügyfelei személyes adatainak védelmét.
5. Végül szintén nem elhanyagolható terület a belső szabályzatok kidolgozása és betartása. Ezek a szabályzatok biztosítják ugyanis a hatékony működést és az összehangolt tevékenységet a vállalkozáson belül, és szintén jelentős jogi vonzatokkal rendelkeznek.

A digitális szerződéskötés előnyei

Természetesen ezek csak általánosságok. Minden cég más és más, ennek megfelelően más és más jogi veszélyek leselkednek rájuk. A konkrét feladatok és munkafolyamatok a vállalkozás méretétől, tevékenységétől és sok egyéb tényezőtől függenek. Ami egészen bizonyos, bármilyen céget is vezess, hogy ha nem papíron, postázva, kézzel aláírva kötöd meg a szerződéseidet, hanem elektronikus eszközökkel, sokkal

• egyszerűbb,
• gyorsabb,
• és a Föld szempontjából is barátságosabb

eljárást választottál saját magad, és partnereid számára egyaránt.

Ha az alapvető szabályokat betartjuk, nem igazán érhet minket meglepetés a jogi folyamatokban. De itt még egyszer fontos kiemelni, hogy annyi szabály vonatkozhat ránk, hogy érdemes szakemberhez fordulni az elején, mert sok fejfájástól szabadulhatunk meg a működés során. Sokszor a szerződéseket is csak rutinszerűen próbálják megoldani a KKV-k, de ott érhet minket a legtöbb probléma, ezért nyugodtan kérj segítséget, és ha már megvan a szerződésed, szívesen segítünk abban, hogy azt elektronikusan tudd kiküldeni, és segítünk megspórolni rengeteg extra költséget és legfőképpen időt.

Szeretnéd kipróbálni az elektronikus szerződéskötést?

Kipróbálom

Kérdéseid vannak az Eszerződés.hu használatával kapcsolatban? Foglalj időpontot szakemberünkhöz!
Időpontot foglalok

Többet szeretnél tudni egy olcsóbb és biztonságosabb megoldásról?

Ismerd meg az Eszerződés.hu-! És az elektornikus számlázás után válts elektronikus szerződéskötésre is!

A cikk szerzője: dr. Cserepka Balázs

Balázs 2018-ban egy kartotéklabirintusból érkezett az Eszerződés.hu csapatába, ahol alkalma adódott átélni a papíralapú ügyintézés minden kellemetlen vetületét és egy életre meggyűlölni a nyomtató hangját. Nem meglepő, hogy úgy döntött, inkább örökre megváltoztatja a szerződéskötési folyamatokat, mint hogy még egyszer négy példányban kelljen iktatnia valamit. Balázs megingathatatlan precizitást és stabil jogi hátteret hozott magával a csapatba, amelyben a jogi folyamatok digitális transzformációját segíti elő. Jelenleg a jogi részleget irányítja, melyben szinte a kezdetektől a jogi megfelelésért és biztonságért felel. Pillanatok alatt átlátja szervezetek teljes szerződéskötési folyamatait, majd lelkesen optimalizálja azokat. Jogászként a szaktudásával elhivatottan nyújt támogatást ügyfeleink számára.

Balázs összes cikke