Tartalomjegyzék
Munkáltatói utasítások Whatsapp-on? Felmondás e-mailben? Üzenet a HR-estől Messengeren? Az elektronikus kommunikáció széleskörű elterjedésével állandóvá vált az igény a „papírmentes” HR-folyamatokra. Az elektronikus úton elkészített és aláírt dokumentumok használata régóta okoz fejtörést a jogászoknak és a munkáltatóknak egyaránt. Mi minősül írásbelinek? Mit fogadnak majd el a bíróságok? Mit és hogyan tud a munkáltató bizonyítani? Mi lenne az egyszerű, olcsó és egyben betonbiztos megoldás?
„Annyi biztos, hogy a fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott dokumentumok megfelelnek az írásbeliség követelményének” – nem csodálkozunk azon, hogy amikor a cégek ilyet hallanak, akkor felhúzzák a szemöldöküket. Egyelőre ugyanis Magyarországon csak a nagyobb munkáltatóknál rendelkeznek az aláírásra jogosultak megfelelő elektronikus aláírással, azonban a munkavállalók esetében ez még a legtöbb nagyvállalatnál sem adott, nemhogy a kkv szektorban. Hogyan járhatunk el a legjobban munkáltatóként, ha ez a technikai feltételrendszer (egyelőre legalábbis) nem áll mögöttünk?
Ebben a cikkben a munkáltató és a munkavállaló közötti nyilatkozatok (tipikusan munkaszerződés és munkaszerződés módosítás megkötése, utasítás írásba foglalása és a munkaviszony megszüntetés) elkészítéséhez és közléséhez kapcsolódó kérdésekre szeretnénk praktikus szempontból egy pillantást venni.
Elektronikus dokumentumnak minősülnek az elektronikus formában elkészített,
Az elektronikus aláírásról csak annyit szeretnénk itt említeni, hogy három formája létezik: az egyszerű, a fokozott biztonságú és a minősített elektronikus aláírás. A második két aláírási forma egy digitális technológiai háttérrel készített elektronikus aláírás, amely esetében a szolgáltató azonosítja a felhasználót, míg az egyszerű elektronikus aláírás lehet az e-mail alján szereplő névjegy vagy egyszerűen az oda begépelt név, egy szkennelt vagy kép formátumban szerkesztett kézírásos aláírás is. A munka világában – a magyar jogban jelenleg egyelőre nem szabályozott – egyszerű elektronikus aláírás az elterjedt, ezzel találkozunk a leggyakrabban.
Az elektronikus dokumentumok esetén két kérdés szokott felmerülni: megfelel-e az írásbeliség követelményének, valamint az, hogy mikor minősül közöltnek az elektronikus dokumentum. Az írásbeliség a munkajogban csak kiemelt nyilatkozatok esetében elvárás (ilyen például a munkaszerződés és annak módosítása, megszüntetés, utasítás írásba foglalása a munkavállaló kérésére, stb.). Feladatot, egyszerű utasítást probléma nélkül lehet pl. e-mailben adni, ott nem merül fel jogi probléma, mert azt nem kötelező írásba foglalni, kizárólag akkor, ha azt a munkavállaló kéri. Sőt, az e-mail ebben az esetben kifejezetten hasznos és preferált is a szóbeli közléssel szemben, mivel a munkáltatónak lesz bizonyítéka arra, hogy pontosan mit is kért a munkavállalótól.
A Munka Törvénykönyve szerint akkor minősül írásbelinek egy elektronikus dokumentum, ha
(1) annak közlése a jognyilatkozatban foglalt információ változatlan visszaidézésére,
(2) a nyilatkozattevő személyének és
(3) a jognyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására alkalmas elektronikus dokumentumban kerül sor.
Ezekben az esetekben az írásbeliség hiánya miatti érvénytelenség merülhet fel problémaként.
A jogi helyzet részletes levezetésétől eltekintve azt mondhatjuk, hogy a munkaügyi bíróságok ítélkezési gyakorlata alapján az írásbeliség kérdését elektronikus dokumentumok esetén alapvetően bizonyítási kérdésként és nem érvénytelenségi kérdésként kezelik.
A bírósági gyakorlat sms-ek és egyszerű e-mailek esetén is megállapította, hogy azok megfeleltek az írásbeliség feltételének az adott körülmények között és elfogadták azokat joghatás kiváltására alkalmas nyilatkozatként. A bírósági gyakorlatban továbbá már régóta elfogadott, hogy a papír alapon kinyomtatott és aláírt, majd visszaszkennelt dokumentum megfelel az írásbeliség követelményének. Természetesen, ha van a munkáltatói jogkör gyakorlójának legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírása, ami igazolja az aláírás időpontját is, az így aláírt dokumentumok érvényes jognyilatkozatok, ezzel nem lehet mellélőni.
A közlés időpontjának kiemelt jelentősége van a határidőhöz kötött jognyilatkozatok esetén (különösen próbaidő alatti vagy azonnali hatályú felmondás esetén, de akár egy munkaszerződési ajánlat is ide tartozhat, ha az ajánlati kötöttség időtartamát a munkáltató meghatározta).
A Munka Törvénykönyve szerint az elektronikus dokumentum akkor tekinthető közöltnek, ha az a címzett (vagy az átvételre jogosult más személy) részére hozzáférhetővé válik. A hozzáférhetővé válás időpontja az az időpont, amikor a címzett elektronikus eszközére az üzenet megérkezik, tehát ez lesz a közlés időpontja. A munkavállaló passzív magatartása – hogy nem nyitja meg az e-mailt, vagy akár törli a bejövő levelei közül –, az átvétel megtagadásának minősül, amivel a nyilatkozat úgyszintén közöltnek minősül. Az egy érdekesebb kérdés például, hogy hogyan alakul a közlés időpontja, amikor a munkavállaló szabadságon vagy betegszabadságon van, tehát nincs munkavégzési kötelezettsége, nem kell e-maileket olvasnia és ez alatt az időszak alatt kézbesítenek a részére a munkahelyi e-mail címre egy nyilatkozatot.
A közlés esetében a bizonyítás úgyszintén ütközhet nehézségekbe, mivel a nyilatkozatot tevő félnek kell bizonyítania a közlés szabályszerűségét és időpontját. A bizonyítás azonban sok esetben megoldódik azzal, hogy a másik fél reagál a nyilatkozatra, így a közlés és annak időpontja már bizonyítottá is válik legkésőbb a válasz időpontjában.
Az írásbeliség és a közlés hiányosságai a Munka Törvénykönyve kisegítő rendelkezései alapján utólag sok esetben orvosolhatók (pl. a munkáltatói jogkör gyakorló utólag elismerheti az adott nyilatkozatot a sajátjaként, vagy ha az írásbeliség hiánya miatti érvénytelenség állna fenn, ennek a jogkövetkezménye nem alkalmazható, ha a jognyilatkozat a felek egyező akaratából teljesedésbe ment). Tehát ha a munkavállaló „leszerelt”, nem ment be többet dolgozni, akkor ez a tény adott esetben orvosolhatja az írásbeliség hiányát is.
Továbbra is sok a bizonytalanság a jogi megítélésben és ez a bizonytalanság egy jó darabig még itt is fog maradni velünk. Ezért azt javasoljuk a munkáltatóknak, hogy nagy körültekintéssel járjanak el az elektronikus formában tett nyilatkozatok körében.
Ehhez kapcsolódóan az alábbi praktikus javaslataink vannak:
Az elektronikus szerződésekről itt olvass többet:
Színlelt munkaszerződésekről vendégszerzőnk, Oláh Zsófia (OPL gunnercooke) cikkeit ajánljuk figyelmedbe:
Ahhoz, hogy szemügyre vehessük a jellemző szerződéstípusokat és azok formai követelményeit, első körben tisztáznunk kell, mi is az a szerződés, miért fontos és szükséges egyáltalán.
Ahhoz, hogy cégedben a hazai jogi szabályozásoknak lehetőleg mindenben megfelelő (elektronikus) szerződéseket köthess, alapvető jogi fogalmakkal – és kockázatokkal – is érdemes tisztában lenned. Oláh Zsófia ügyvéd, a munkajogi kérdésekkel foglalkozó sorozatunk szerzője, az OPL gunnercokke Ügyvédi Iroda munkajogi csapatának vezetője. Első körben azt segít megérteni, hogy miért is érdemes foglalkoznod a színlelt szerződések problémájával, és milyen veszélyekkel járhat, ha színlelt munkaszerződésekkel kapcsolatos gyanúba keverednél.